ادوات وقواعد التكشيف

أدوات التكشيف





* أدوات التكشيف

ـ الأدوات المرجعية.

ـ الأدوات الفنيـة .
أولاً: الأدوات المرجعية :-


تتمثل الأدوات المرجعية في الموسوعات، ودوائر المعارف، وقواميس المصطلحات، وأدلة الأماكن، والأطالس، ومصادر التراجم، علاوة على أدلة المؤسسات وغالبًا ما تكون هذه الأدوات متوفرة في قسم المراجع بالمكتبات ومراكز المعلومات ويستعين بها المكشف كلما دعت الحاجة إلى ذلك ،ويفضل تكوين مجموعة خاصة به تكون في نفس المكان الذي ينجز فيه العمل .



ثانياً: الأدوات الفنية:-

وتتمثل في المعايير، أو المواصفات ، وأدلة العمل أو قواعد التكشيف ، وقوائم رؤوس الموضوعات، وسجلات الإسناد، والمكانز .



المواصفات أو المعايير: standards

تعتبر المواصفات من أهم الأعمال التي يسترشد بها عند إعداد الكشافات، والهدف منها المحا فظة على التنسيق والتوحيد والممارسة الجيدة.

ومن أهم النماذج في هذا السياق العمل الذي قامت به اليونسكو في برنامج اليونيسيست حيث يهدف إلى تحقيق التوافق بين الكشافات التي تصدر في الدول المختلفة. ونشر هذا العمل تحت عنوان indexing principles في سنة 1975. كما توجد مواصفات خاصة بإعداد الكشافات. منها المواصفة الأمريكية التي صدرت بعنوان Basic criteria for indexes في سنة 1959، ثمصدرت نسخة مراجعة منها سنة 1968 وسنة 1974. ومن النماذج الهامة أيضاً المواصفة البريطانية التي صدرت بعنوان :The preparation of Indexes to books, periodicals and other publications.

في سنة 1964م ،وصدرت منها نسخة مراجعة سنة 1976.



قواعد التكشيف Indexing Rules

من الضروري لعمل التكشيف من قواعد محكمة توضع قبل بدء العمل، ويمكن أن تقسم القواعد إلى قسمين: عامة وخاصة، فالعامة يمكن أن يستفيد منها أي مشروع تكشيف، أما الخاصة فيمكن أن تتلاءم ومشروعاً بعينه، والقواعد عامة كانت أو خاصة عبارة عن التعليمات التي يلتزم بها المكشف في كل مراحل العمل سواءً كان في اختيار المصطلحات أو في صياغتها، أو الإحالات، أو ترتيب المداخل، أو عدد المداخل لكل وثيقة، أو المواد التي تكشف والمواد التي لا تكشف، أو المواد التي تكشف بعمق، والمواد التي تكشف بدون عمق.

قوائم رؤوس الموضوعات. Subject Headings

تشتمل قوائم رؤوس الموضوعات على المصطلحات التي يمكن استخدامها وعلى الإحالات التي يجب عملها في الكشاف وتساعد القوائم المكشفين في إعدادرؤوس الموضوعات للمواد المكشفة وفق خطة ثابتة يلتزمونها باستمرار، بحيث تؤخذ كل المواد التي تتناول موضوعاً محدداً تحت شكل واحد لرأس موضوع واحد، فهي تفيد في اختيار المصطلحات بطريقة موحدة ومقننه، ومن أبرز القوائم الموجودة قائمة مكتبة الكونجرس لرؤوس الموضوعات Library of Congress Subject Headings (L.C.S.H.) وقد ظهرت الطبعة الأولى منها على أجزاء في الفترة من 1909 ـ 1914 حتى وصلت الطبعة التاسعة، التي صدرت سنة 1980 في مجلدين. وهي تعتبر أكبر قوائم رؤوس الموضوعات وأكثرها شمولاً لاحتوائها على رؤوس موضوعات متخصصة وتفاصيل كافية لتغطية أغلب موضوعات المعرفة(2) وفضل فيها الاستعمالات اللغوية الأمريكية . واستخدمت أشكالا متعددة لرؤوس الموضوعات وفقاً لطبيعة اللغة الإنجليزية ، واستخدمت أيضاً أنماط التفريعات المعروفة وهي التفريع الشكلي والزمني، والمكاني، والوجهي.

كما تضمنت قائمة خاصة بها يمكن استخدامها مع معظم الرؤوس عند الحاجة، أما تفريعات اللغات فقد أعطيت تحت اللغة الإنجليزية فقط، وأعطت نموذجاً للتعريفات الخاصة بالولايات المتحدة لاستخدامها مع بقية أسماء الدول.

وتضمنت القائمة إحالات أنظر وإحالات أنظر أيضاً، والإحالات العامة وكذلك إحالات انظر من وانظر أيضاً من.

وحذفت من القائمة أسماء الأشخاص والهيئات على أنها رؤوس وأعطت نماذج لها لبيان طريقة الاستخدام. كما تعطي أرقام تصنيف مكتبة الكونجرس بين قوسين بعد كثير من رؤوس الموضوعات .كما أنها تستخدم حوا شي توضيحية ببعض رؤوس الموضوعات وتحدد مجال الاستخدام للرأس أيضاً .

وتتبع القائمة قواعد كثر، وتعد إجراءات كثيرة للتعديلات وذلك لتتوافق ومتطلبات النتاج الفكري المعاصر.

ومع أن الإصدار بين الطبعة والطبعة قد يطول بعض الشيء حيث يصل إلى العشر سنوات إلا إن المكتبة تحافظ على حداثة القائمة بإصدار طبعات جديدة مواكبة لتحديث القائمة بالسرعة العالية فقد خزنت الطبعة الأخيرة منها في الحاسوب.

ومن المعروف أن هذه القائمة وضعت لتطبق على الكتب، كما يمكن استخدامها في تكشيف المقالات، وتوجد الكثير من مشروعات التكشيف التي اعتمدت على هذه القائمة. وعلى الرغم من هذا كله، فإني أرى أن القائمة ذات فائدة في مشروعات التكشيف الأجنبية.

أما القائمة الأجنبية الأخرى فهي قائمة رؤوس موضوعات سيرز Sears list of Subject Headings صدرت الطبعة الأولى من هذه القائمة سنة 1923 وتعتبر أصغر من قائمة مكتبة الكونجرس وأكثر منها عمومية، مع أنها تتبع نفس خطوات قائمة مكتبة الكونجرس في أشكال رؤوس الموضوعات مع بعض التعديلات.وتستخدم هذه القائمة إلى جانب أنها أداة مرجعية كقائمة مراجعة لرؤوس الموضوعات المستخدمة في الكشاف.مع العلم أن هذه القائمة أعدت للاستخدام في فهارس المكتبات وفي مشروعاتالتكشيفالعامة.

ونشأت قوائم متخصصة في المجالات الموضوعية المختلفة . وتعتبر هذه القوائم ذات فائدة في مشروعات التكشيف في المجالات الموضوعية المتخصصة.

ونستعرض فيما يلي بعضاً من هذه القوائم:-

- قائمة رؤوس الموضوعات الطبية : Medical Subject Headings شارك في إعداد هذه القائمة عدد كبير من المتخصصين في مجال الطب وعلى صعيدي المتخصصين تخصصاً موضوعياً أو ممن يعملون في حقل المكتبات والمعلومات الطبية.

تستخدم هذه القائمة في تكشيف الدوريات في المجال الطبي، وما يميز القائمة المحافظة على حداثتها، حيث إنها تصدر سنوياً مضافاً إليها التعديلات.

وقسمت القائمة إلى قسمين: الأول قائمة هجائية تشتمل على رؤوس الموضوعات مرتبة مع الإحالات التي تلحق بها في ترتيب هجائي واحد.

والقسم الثاني قوائم مصنفة أو مجمعة وفقاً لفئات، ويعرض هذا القسم المصطلحات في فئات مرتبة بطريقة هرمية مع الرمز الخاص بكل فئة وكل فئة فرعية. أما على الصعيد العربي فمن المؤسف أنه لا تتوفر إلى حد الآن قائمة رؤوس موضوعاتعربية مقننة كاملة يمكن استخدامها في الفهارس والببليوغرافيات والكشافات، و لا ننسى أن نذكر الجهود المبذولة في هذا المجال ومن أبرزها.



ـ قائمة رؤوس الموضوعات العربية لإبراهيم الخازندار.

صدرت الطبعة الأولى منها سنة 1977 والطبعة الثانية سنة 1983 وتعد هذه القائمة أكثر قوائم رؤوس الموضوعات العربية تغطية وشمولاً، وقد رتبت وفق الترتيب الهجائي مع اعتبار الكلمة وحدة الترتيب، وتستخدم القائمة إحالات انظر وانظر أيضاً

ـ قائمة رؤوس الموضوعات العربية: إعداد قسم الفهرسة والتصنيف بجامعة الرياض إشراف ناصر محمد سويدان وقد صدرت الطبعة الأولى منها سنة 1978 وتشمل رؤوس موضوعات متنوعة .

ـ قائمة رؤوس الموضوعات العربية الكبرى: إعداد شعبان عبد العزيز خليفة ومحمد عوض العابدي. صدرت الطبعة الأولى منها سنة 1985 وتقع هذه القائمة في مجلدين، عدد المداخل في هذه القائمة يناهز خمسة وعشرين ألف مدخل ما بين رأس موضوع وإحالة، وتستخدم القائمة شبكة من الإحالات وقد رتبت وفق الترتيبالهجائي معاعتبار الكلمة وحدة الترتيب.



ـ قائمة رؤوس الموضوعات العربية في العلوم الاجتماعية، إعداد محمد فتحي عبد الهادي .وهذه القائمة متخصصة في مجال العلوم الاجتماعية وقد صدرت سنة 1975. وتشتمل القائمة على رؤوس موضوعات متخصصة ومباشرة، واستخدمت المصطلحات الشائعة في مجال العلوم الاجتماعية.



قوائم الإسنادAuthority Lists

تُعرف قوائم الإسناد بأنها ثبت بالمصطلحات والإحالات التي استخدمت بالفعل في مشروع التكشيف، وتعد قائمة الإسناد هذه على شكل بطاقات وتظل كما هي مادام المشروع قائماً، وقد تطبع في المستقبل ليستفيد منها من يرغب في عمل مشروع آخر مشابه، وتشتمل قوائم الإسناد على رؤوس الموضوعات وأسماء الأشخاص والهيئات والأسماء الجغرافية وغيرها.

ولا توجد قائمة مطبوعة واحدة لرؤوس الموضوعات والإحالات يمكن أن تفي بكل الاحتياجات، ومن ثم فسوف يجد المكشفون أن من الضروري عليهم أن يجمعوا قائمة خاصة من المصطلحات التي اتخذت للاستخدام في التكشيف والإحالات من تلك المصطلحات وإليها. ومثل هذا السجل أو القائمة مفيد في الوصول إلى التوحيد والثبات في اختيار واستعمال رؤوس الموضوعات الخاصة بعملية التكشيف.

وهنا يجب على المكشف أن يقوم بإنشاء سجل استناد موضوعي خاص به على بطاقات، حيث يفيد هذا السجل بصفه خاصة في حالة أن الكشٌاف لا يجد في القائمة المطبوعة الواحدة أداة كافية ومرضية وإنما يعتمد على عدد من المصادر في إنشاء الرؤوس والإحالات.



فهو يتيح التوسع والامتداد بطريقة لا تتيحها القائمة المطبوعة، كما يمكن أن يعد السجل البطاقي على مر السنين أفضل الوسائل لإنشاء قائمة برؤوس الموضوعات خاصة بمجال التكشيف، كما يمكن طبعها للاستفادة منها على نطاق واسع كما يمكن حفظ سجلات استناد إضافية بالأسماء الجغرافية المستخدمة رؤوساً أو تفريعات مع إشارة للإحالات من الأشكال المتنوعة والأسماء المتصلة وبيانات تتعلق بالفروق بين الأسماء وحدود استخدامها، ومن الممكن الاحتفاظ بقائمة مستقلة بالتفريعات الشكلية العامة.

ومن الواضح أن هذا العمل يحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد والتكاليف، إلا أنه عمل ذو أهمية كبيرة في توفير سجل دقيق ودائم للرؤوس والإحالات المستخدمة يمكن المكشفين في أي وقت من إمداد المستفيدين من الكشافات بمداخل موضوعية يمكن أن تسهم بصفتها مفتاحاً حقيقياً في استرجاع المعلومات من مصادرها.


مواصفات قائمة الاستناد الجيدة :ـ



وإذ نؤكد على أهمية قائمة الاستناد، نرى أنها تستوجب مراعاة الأمور التالية حتى نصل بنظام التكشيف إلى أعلى درجات الاسترجاع خدمة للباحثين:-

1- أن تكون لغة الواصفات المستخدمة قريبة من اللغة الطبيعية للمادة المكشفة.

2- أن تكون اللغة قريبة جداً من استفسارات المستفيدين.

3- أن تكون لغة الواصفات لغة توفيقية بين لغات التكشيف الثلاثة حتى يسهل على المستفيد استخدامها، وكذلك لتحقيق أعلى درجات الاسترجاع للمواد المخزنة.

4- أن تزيل الغموض بين الواصفات عن طريق التمييز بين الواصفات المتشابهة واستخدام الإحالات.

5- الاستفادة من اللغات المقننة وذلك بالرجوع إلى قوائم رؤوس الموضوعات